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 Überblick
Die Eastman Kodak Company ist weltweit führend in der Bilderstellung und bietet Produkte und Dienstleistungen in jedem erdenklichen Bilderstellungssektor an, einschließlich Film, Fotografie, Kino, Röntgentechnologie, Druck und Publishing, geschäftlicher Dokumentabbildungsbedarf und digitale Bilderstellung. Das vor 122 Jahren gegründete Unternehmen beschäftigt weltweit 70.000 Mitarbeiter in über 100 Niederlassungen.
1998 begann die Reiseabteilung von Kodak, sich mit Online-Buchungssystemen auseinander zu setzen, um einen Weg zu finden, seinen Reisenden problemlosen Zugriff auf Reiseinformationen zu gewähren und eine Senkung des Reisebudgets zu ermöglichen.
Nach einem intensiven viermonatigen Testverfahren wurde das Online-Buchungssystem von GetThere ausgewählt.
Einführungsverfahren
Im März 1999 wurde das Online-Buchungssystem zunächst mit 80 Reisenden getestet. Die eigentliche Einführung des Systems begann im August 1999. Die Reiseabteilung entschied sich für eine phasenweise Einführung, um sicherzustellen, dass Reisende, denen das System neu war, angemessene Unterstützung erhielten.
Barb Bunting, Reisekoordinatorin bei Kodak, war eine der Schlüsselpersonen im Umsetzungsteam.
„Aufgrund der Unternehmenskultur von Kodak haben wir die Verwendung des Systems nach seiner Einführung nicht obligatorisch gemacht. Wir wollten den Reisenden vermitteln, dass die Verwendung des Online-Buchungssystems vorteilhaft für das Unternehmen ist, da sich hieraus Kosteneinsparungen ergeben.“
Rentabilität
Derzeit reisen in den USA ca. 12.000 Mitarbeiter im Auftrag von Kodak, was zu jährlichen Flugreisekosten von 28 Millionen US-Dollar führt. 2002 erreichte das Unternehmen mit seinem Online-Buchungssystem folgende Ergebnisse:
- 61 % der reisenden Kodak-Mitarbeiter verwenden das Online-Buchungssystem
- Über 25.000 Tickets wurden über das Online-System gebucht
- Einsparungen von über 1 Million US-Dollar im Reisebudget
- Senkung des durchschnittlichen Ticketpreises für Online-Tickets um 17 %
Optimale Verfahren
Kodak war u. a. deshalb so erfolgreich mit seinem Online-Programm, da das Reise-Team die Benutzer von Anfang an praktisch anlernte. Zu den Lerninitiativen gehörte u. a. Folgendes:
Schulung – Schulungen wurden live über das Kodak-Netzwerk und persönlich während der Mittagspausen durchgeführt, so dass alle anfänglichen Fragen und Kommentare sofort direkt geklärt werden konnten.
Support durch Helpdesk – Zwei Mitglieder des Reise-Teams, darunter auch Bunting, waren während der ersten sechs Monate des Online-Programms für eine Hotline zuständig und gewannen so deutlichen Einblick in die Probleme und Fragen der Reisenden. Danach wurden die Helpdesk-Dienste an das von Kodak verwendete Reisebüro Rosenbluth Travel vergeben.
Support durch Besprechungsplaner – Die internen Besprechungsplaner von Kodak begannen, Besprechungsteilnehmer anzuweisen, ihre zur Teilnahme erforderlichen Reisearrangements über das Online-Buchungssystem vorzunehmen.
Schriftliche Mitteilungen – Tipps zur Verwendung des Produkts und Informationen über das Unternehmensreiseprogramm wurden in das wöchentliche E-Mail-Rundschreiben für Vorgesetzte und das monatliche Mitteilungsblatt des Unternehmens aufgenommen. Die Reiseabteilung stellte zudem die am häufigsten reisenden Mitarbeiter sowie deren Assistenten fest und sendete diesen zusätzliche Produktinformationen per E-Mail.
Marketingmaterial – Poster und Karten wurden an gut sichtbaren Orten wie Aufzügen angebracht, um auf die Vorteile des Online-Buchungssystem hinzuweisen.
Überschreiten der 50 %-Schwelle
Im Februar 2002 sprang die Akzeptanz des Online-Buchungssystems von GetThere unter den Mitarbeitern auf 57 Prozent. Bunting führte dies auf zwei neue Initiativen zurück:
Gebührenzuteilung – Im Januar 2002 führte Kodak einen Prozess ein, über den die Reisebürogebühren an das Konto des jeweiligen Mitarbeiters weitergeleitet werden. Da die Buchung über das Reisebüro teurer ist als über das Online-System und sich die Kosten nunmehr direkt auf das Spesenkonto des Reisenden auswirkten, verwendeten die Mitarbeiter vermehrt das Online-System.
Gezielte Berichterstellung – Kodak begann, monatliche Reiseberichte zu den Online- und Offline-Reiseaktivitäten zu erstellen. Diese wurden nicht nach allgemeinen Geschäftsbereichen, sondern nach den einzelnen Reisenden aufgelistet. Diese Berichte wurden an die Leiter der Finanzabteilungen der einzelnen Unternehmensbereiche gesendet, die daraus genau ersehen konnten, welche Mitarbeiter durch die Verwendung des Online-Systems Kosteneinsparungen bewirken könnten.
Kodak Canada online
Im Frühjahr 2001 wurde das Online-Buchungssystem auf Reisende in der kanadischen Niederlassung von Kodak ausgeweitet. Da das relativ geringe Reisevolumen von Kodak Canada nicht die Erstellung einer separaten Online-Buchungs-Site rechtfertigte, erhielten die kanadischen Reisenden über das interne Kodak-Netzwerk Zugriff auf die US-Site.
Beim Buchen können die Preise in kanadischen Dollar angezeigt und zuvor mit Anbietern ausgehandelte Tarife für die USA und Kanada genutzt werden. Rosenbluth Travel bietet aus den USA Unterstützung für kanadische Reisende, die Tickets werden jedoch in Toronto ausgestellt.
Steigende Verwendung 2003
Für 2003 hat Kodak sich zum Ziel gesetzt, 70 Prozent seiner Geschäftsreisen in den USA über das Online-Buchungssystem von GetThere abzuwickeln. Bis zum Jahresende wird Kodak GetThere zudem in Großbritannien und Australien einführen.
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